Checklist de réception livraison : éviter les litiges

Pourquoi les litiges arrivent (et ce qu'il faut tracer)

Une livraison problématique sans preuve = litige perdu. Le fournisseur dit qu'il a livré complet, vous dites qu'il manquait des produits. Sans photo, signature ou horodatage, c'est parole contre parole.

Une checklist terrain + photos + commentaires = preuve irréfutable et relation transparente avec le fournisseur.

Checklist réception en 3 minutes

Quantités

Compter et cocher les produits. Comparer avec le bon de commande.

DLC / Date limite

Vérifier que c'est acceptable. Les produits frais d'abord.

État / Casse

Chercher les dégâts, les fuites. Prendre une photo si doute.

Température (produits frais)

Caissons frais ? Température acceptable ? Chaîne du froid ok ?

Correspondance bon de livraison

Le bon de livraison du fournisseur = ce qu'on reçoit ?

Que faire en cas de manquants / substitutions

Cas 1 : Manquant

Marquer le produit comme "Manquant" dans le système
Prendre une photo du bon de commande + de ce qu'on a reçu
Envoyer un message au fournisseur IMMÉDIATEMENT (pas le lendemain)
Noter le montant pour facturation

Cas 2 : Substitution non autorisée

Refuser la livraison ou accepter avec réserve
Documenter : photo, signature du livreur
Marquer le statut comme "À corriger"
Contacter le fournisseur avant de la cuisine/vente

Preuves : photos, signatures, horodatage, commentaires

Les 4 piliers de la traçabilité :

Photos

Casse, manquants, état général. Une photo = 1000 mots.

Signature du livreur

Prouve que telle personne a livré à telle heure.

Horodatage

Quand exactement ? L'heure est un élément clé en cas de litige.

Commentaires / Notes

"Produit X cassé", "Manquant Y" = preuve écrite.

Statuts recommandés pour la réception

Organiser vos statuts pour suivre l'anomalie jusqu'à résolution :

Livré : RAS, tout ok
Livré - Partiel : Manquant(s) identifié(s)
À corriger : Anomalie détectée, en attente fournisseur
Retourné : Produit renvoyé au fournisseur
Résolu : Incident clôturé (remplacement reçu, avoir facturé, etc.)

Rituel hebdo : analyse des anomalies

Ne pas attendre les problèmes. Une fois par semaine (lundi matin ?) :

Lister les anomalies de la semaine (manquants, casse, erreurs de prix)
Identifier le fournisseur récurrent : qui a le plus de problèmes ?
Chercher le pattern : c'est les mêmes produits ? Les mêmes jours ?
Agir : discuter avec le fournisseur, ajuster la commande, changer de fournisseur.

Erreurs à éviter

Ne pas prendre de photos → Sans preuve, c'est vous contre le fournisseur

Accepter sans vérifier → "C'est ok" sans compter = problème dans 5 minutes

Attendre 3 jours pour signaler → Contacter le fournisseur le jour même

Ne pas noter les DLC → Vous le savez quand le produit expire ? Trop tard.

La solution : centraliser et tracer

Une bonne checklist terrain sur papier = déjà mieux que rien. Mais digitaliser change la donne : les photos se prennent au téléphone (horodatées automatiquement), les statuts se mettent à jour en temps réel, et vous avez l'historique complet en cas de litige.

CommandeFlow centralise tout : commandes, réceptions, anomalies. Vous voyez quels fournisseurs posent problème, vous avez les preuves en images, et vous discutez fournisseur avec des chiffres, pas des impressions.