Process de commande multi-boutiques : le workflow simple en 6 étapes

Le problème : SMS/WhatsApp/Excel = pertes d'info + doublons

Vous avez 3 boutiques. Lundi matin, chacune envoie ses besoins par SMS ou WhatsApp au responsable achats. Lui, il compile sur Excel (ou papier ?), oublie un texte, crée un doublon par erreur, et envoie une commande incohérente au fournisseur.

Résultat : le fournisseur reçoit trop de tomates, pas assez de carottes, et le chef demande "où est ma commande ?"

La solution ? Un workflow clair, centralisé, où chaque boutique saisit ses besoins au même endroit, automatiquement consolidé, et prêt à envoyer au fournisseur.

Étape 1 : Collecte des besoins par boutique (mobile)

Qui ? Chaque responsable de boutique (ou préparateur)

Quand ? Le jour même (ou veille selon le cut-off)

Comment ? Sur mobile (app ou web), en remplissant un formulaire simple :

Produit
Quantité demandée
Notes spéciales ("DLC minimum", "qualité A", etc.)

L'important : 1 seul endroit où tout se centralise. Pas de SMS, pas d'email, pas de papier.

Étape 2 : Consolidation automatique des quantités

Qui fait quoi ? Le système additionne automatiquement

Boutique A demande 50 kg de tomates
Boutique B demande 30 kg
Boutique C demande 40 kg

Total : 120 kg de tomates → c'est ce que vous négociez avec le fournisseur

Sans cette consolidation, vous commandez 50 + 30 + 40 = 3 commandes séparées, moins de négociation, prix plus chers.

Étape 3 : Validation (qui valide quoi ?)

Qui ? Le responsable achats (vous, ou votre manager)

Questions à se poser :

Les quantités sont-elles réalistes ? (Pas 500 kg de fraises pour 3 boutiques)
Y a-t-il des doublons accidentels ? (2 entrées pour le même produit)
Manque-t-il un incontournable ? (Fromage oublié par tout le monde ?)
Le budget total est-il acceptable ?

Si ok → valider et passer à l'étape suivante.
Si problème → demander à une boutique de revoir sa commande.

Étape 4 : Envoi fournisseur (PDF / email)

Qui ? Le système génère le bon, vous l'envoyez au fournisseur

Le bon de commande consolidé est généré automatiquement en PDF, avec :

Numéro de commande unique
Quantités totales par produit
Prix négociés
Date/heure de livraison demandée
Points de livraison (si multi-adresses)

Vous l'envoyez au fournisseur par email ou SMS. Preuve = le fournisseur reçoit la même chose que vous.

Étape 5 : Suivi des statuts (commandé → préparé → livré)

Pendant que vous attendez :

Commandé = bon envoyé au fournisseur
Confirmé = fournisseur a accepté la commande
Préparé = produits en préparation/entrepôt
En cours de livraison = le camion arrive
Livré = reçu et accepté
À corriger = manquant, retard, anomalie

Chaque statut peut être suivi en temps réel par vos boutiques. Elles savent si elles auront le fromage demain midi.

Étape 6 : Historique + export pour facturation

Après livraison :

La commande reste consultable (qui a commandé quoi, quand, prix)
Vous exportez la facture du fournisseur (ou générez une facture interne)
Vous tracez les anomalies (manquants, casse, substitutions)
Vous comparez prix facturé vs prix demandé

Une année de commandes = historique complet. Utile pour :

Trouver les patterns (fournisseur X toujours en retard)
Justifier une augmentation de budget
Négocier les tarifs avec preuves

Erreurs fréquentes et comment les éviter

Mélanger SMS et formulaire

→ Solution : 1 seul canal. Pas de SMS "au cas où"

Ne pas demander les modifications à temps

→ Solution : fermer la saisie avant le cut-off (ex: 17h chaque jour)

Oublier de consolider

→ Solution : la consolidation doit être automatique, pas manuelle

Ne pas valider avant envoi

→ Solution : une personne valide toujours. Pas de "tant pis, envoyons"

Perdre la trace de qui a commandé quoi

→ Solution : chaque commande = horodatage + auteur tracé

Exemple de workflow en action

Lundi 8h30 : Saisie ouvert. Boutique A demande 50 kg tomates, Boutique B demande 30 kg.

Lundi 16h : Boutique C ajoute 40 kg tomates. Total = 120 kg.

Lundi 16h45 : Vous validez. Saisie fermée (cut-off avant 17h).

Lundi 17h : Bon PDF généré et envoyé à Fruits Martin par email.

Lundi 18h : Fruits Martin confirme. Statut = "Confirmé".

Mardi 8h : Statut = "En cours de livraison". Vos équipes le savent.

Mardi 10h30 : Livraison reçue. Vérification. Statut = "Livré". L'historique reste consultable.

La solution pour automatiser tout ça

Un process clair sur papier = déjà mieux que du chaos. Mais le digitaliser = qualité exponentiellement meilleure :

Zéro erreur de calcul (consolidation auto)
Zéro perte d'info (tout traçable)
Zéro confusion (chacun voit son statut)
Zéro litige (historique + preuves)

CommandeFlow automatise exactement ce workflow : collecte mobile, consolidation, validation, génération PDF, suivi statuts en temps réel, historique complet.